• 監修
  • 提携行政書士
  • 山田ゆりか

【オンライン在留資格申請】で外国籍人材の労務手続きをもっと楽にしていきましょう!

【オンライン在留資格申請】で外国籍人材の労務手続きをもっと簡単にしていきましょう! (1)

なぜこのITの時代に”書類”申請なんだ。そう思っている外国人雇用関係者のみなさま。在留申請手続きの一部がオンラインからでも可能になります。ただし、オンライン申請には条件がありますので注意が必要です。この記事でポイントだけ押さえましょう。

またその他外国籍人材雇用に関するお問い合わせは下記バナーから。

お問い合わせ

対象の在留資格は?

外交、特定技能、短期滞在、身分に基づく在留資格を除く全ての在留資格が対象ですが、各資格毎に要件が多少異なります。例えば、技術・人文知識・国際業務ビザの場合ですと、所属している機関がカテゴリー1か2であることが条件となっております。

※カテゴリー1又は2の機関に所属する方とは?

所属する機関の倒産や業績悪化によるリストラによって職を失った外国人が不法就労者になることを防ぐため、在留資格審査では、日本で所属する機関を信頼性の高い順に1〜4でカテゴリー分けしています。具体的には、以下のようになっています。

カテゴリー1

  • 日本の株式上場会社
  • 保険業を営む相互会社
  • 国,地方公共団体
  • 独立行政法人,特殊法人,特別認可法人,国・地方公共団体認可の公益法人
  • 法人税法別表第1に掲げる公共法人  

カテゴリー2

前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の源泉徴収税額が1,500万円以上であることが証明された団体又は個人

カテゴリー3

前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体又は個人(カテゴリー2を除く)

カテゴリー4

カテゴリー1〜3以外団体又は個人

オンラインで可能となる手続きは?

①在留期間更新許可申請

在留期間満了日の3ヶ月前から前日まで受付可能です。(それ以外の機関に申請を行う場合は、郵送か、窓口受付)審査結果が出るまでは、窓口で行う在留書申請と同様の機関が必要で、約2週間から1ヶ月程度の期間を要します。

②①と同時に行う再入国許可申請

③①と同時に行う資格外活動許可申請

※追加で立証資料が求められた場合には、オンラインでの提出はできません。郵送するか、実際に窓口に提出することが必要となります。

オンライン手続きが可能な人は?

外国人又は法定代理人から依頼を受けた以下の方々になります。

①外国人を適正に雇用し、外国人雇用状況届出を履行しているなど一定の要件を満たす外国人の所属機関の職員

※団体監理型技能実習については、実習実施者の方ではなく監理団体の方

②所属機関から依頼を受けた弁護士又は行政書士

メリットは?

面倒な窓口申請が必要なくなり、インターネットが繋がっておればいつでも、どこからでも手続き可能になることです。以前までは毎回窓口に出向かねばならなかったので、非常に便利になります。

※国内に限ります。国外からの申請はできません。

利用の流れ

①事前の利用申出

オンライン申請システムの使用は、事前に利用申出をして、利用IDを取得しておく必要があります。地方出入国在留管理官署に必要書類を提出し、許可されれば、メールでIDが送付されてきます。受付時間は、平日午前9時から正午、午後1時から同4時までと短いので注意です。

※成田空港、羽田空港、中部空港、関西空港及び空・海港の出張所では利用申出はできません。

②審査期間

利用申出の結果が出るまでの期間は1週間から2週間ほどです。

※ただし、結果の通知は7月25日以降となります。

③利用許可

利用許可の有効期限は1年間です。有効期限の1ヶ月前までに定期報告を行うと1年間の更新が可能です。

※定期報告とは?

「在留申請オンラインシステム」利用の継続が適当か、確認するために地方入国管理局が利用企業に求める報告のことです。具体的には、有効期限1か月前までに新規又は追加利用申出を行った地方出入国在留管理官 署宛てに,簡易書留による郵送又は窓口で必要書類を提出します。審査には1ヶ月かかります。定期報告を失念し、期限を過ぎてしまった場合、一時的に利用停止状態になりますが、期限後でも定期報告を行い、それが受理されれば問題なく使えるようになります。

必要書類

- 利用申出書(外国人の所属機関が法人の場合は法人番号も必要)

- 外国人の所属機関の概要が分かる資料

- 誓約書

- 登記事項証明書

- 外国人の所属機関に所属している外国人従業員リスト

- 弁護士・行政書士の場合、外国人の所属機関から依頼を受けたことが分かる資料

利用の要件

外国人の所属機関

- 5年以内に出入国もしくは労働に関する法律により罰せられていないこと。

- 入管法や労働施策総合推進法において求められている届出を行なっていること。

- 過去3年間、外国人を適法に受け入れていること。

- 利用申出の承認を受けていない者に不正にIDやパスワードを利用させないこと。

- 一年に一度、求められている定期報告を行うこと。

 ※個人事業主でも要件を満たす場合には利用可能です。

弁護士・行政書士

①の機関から依頼を受けていること

※所属機関の名称・所在地が変更になった場合、あるいは弁護士又は行政書士に依頼することをやめた場合には「在留申請オンラインシステム利用者情報変更届出」及び疎明資料、あるいは 「在留申請オンラインシステム利用者情報抹消申出書」を提出する必要があります。

在留カードの受領方法

申請内容入力時に以下の2つから選択可能です。

①郵送で受け取る場合

メールの案内に従って、以下の書類をメールに記載されている宛先に簡易書留で送付してください。送付先は、利用者が所属機関の職員の方である場合、利用申出書に記載された所属機関の所在地、利用者が届出済弁護士・行政書士の方である場合は利用申出書に記載された届出済弁護士・行政書士の方の所属事務所の所在地となります。

- 申請人が現在所持している在留カード(交付を受けている場合)

- 所定の手数料の額 (在留期間更新許可:4,000円)に応じた収入印紙を貼付した手数料納付書

- 在留カード送付用封筒(住所及び宛名を記載し,簡易書留代分の切手が貼付されたもの)

②窓口で受け取る場合

メールの案内に従い、以下の書類を受領先の地方出入国在留管理官署に直接提出してください。申請人である外国人ではなく、オンライン申請の利用者の方(企業、行政書士)が受領することも可能です。

 - 申請人の旅券

- 在留カード

- 所定の手数料の額に応じた収入印紙を貼付した手数料納付書

- 「審査完了に関するお知らせ」メールの写し(又はスマートフォン等の機器により提示する場合は当該機器) 

※1 郵送での受け取りができない場合

郵便での受け取りができない場合があります。

- 在留期間更新許可申請と同 時に再入国許可申請や資格外活動許可申請を行っている場合

- 在留カードの交付ではなく, 旅券への証印により許可を行う場合

- 在留カードに漢字氏名併記の申出を行う場合

- 在留カードの有効期間更新申請を伴 う場合

 ※いずれの場合も、 手数料納付書は申請人である外国人本人が署名する必要があります。

※2 在留カード郵送に関する注意点

申請により手元に在留カードがない時に、警察官等から提示を求められる場合に備え、受領手続前に、申請する外国人従業員の在留カードの写しをカラーで作成し,裏面に在留申請オンラインシステム利用者の氏名、職業及び電話番号のほか、申請受付日、申請受付番号及びオンラインで申請手続中である旨を記載の上、新しい在留カー ドを受領するまでの間は、申請人が当該在留カードの写しを必ず携行することが義務となっています。郵送の場合等、手元に旅券が残る方は、併せて旅券も所持しておくようその外国人従業員に説明しておきましょう。

まとめ

オンラインでの資格申請は、資格更新やそれに伴う再入国許可、資格外活動許可に現状限られております。このように外国人雇用に関する労務工数が減っていくと外国人雇用の可能性はもっと開けていきます。その一方で、国益に関する審査ですので、ある程度慎重になるのは致し方ないでしょう。大切なのは、このような情報をこまめにチェックし、外国籍の方のストレスを少しでも低減させていくことです。日本をもっと国籍に関係なく働きやすい素敵な国にしていきましょう。

 
山田ゆりか

行政書士 

司法書士補助者として勤務しながら、行政書士試験に合格。登録後行政書士事務所で勤務。2019年独立開業。在留資格申請取次業務を専門として活動している。

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