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更新日:2021/08/18

目次

登録支援機関

「1号特定技能外国人を採用することになったけど、支援は内製化すべきか、登録支援機関に依頼すべきか迷っている」

特定技能外国人の活用が進む中、このような悩みを抱えている企業担当様が増えています。

そこで本記事では、「登録支援機関とは何か?」「そもそも支援とは何をすべきか?」を整理し、「支援を自社で内製化すべきか、登録支援機関に委託すべきか」の判断材料を提供していきます。

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特定技能「登録支援機関」とは?

 

まず大前提として、1号特定技能外国人を受け入れる企業(特定技能所属機関)は、当該外国人が日本で働き、暮らしていく上で必要な支援を行うことが義務付けられています

適切な支援実施のため、支援を管理監督する責任者と担当者を選任する必要がありますが、企業の社長や1号特定技能外国人の直属の上司は、支援責任者、担当者になることができません。また、当然、支援には工数が掛かるため、人事部などがない会社は、自社で1号特定技能外国人を支援する体制を整えるのは難しくなってきます。

では、そういった企業は1号特定技能外国人を雇用できないかというと、そんなことはありません。支援の一切を外部に委託することで、義務付けられている支援を適切に行う体制があると認められます。

この特定技能所属機関に代わり特定技能外国人の支援を行う機関を「登録支援機関」と言います

特定の事項を満たしさえすれば、団体でも個人でも登録支援機関になることができます。

特に、技能実習のサポートをする監理団体とは異なり、営利法人でも申請に通れば、登録支援機関になることができるのがポイントでしょう。

以下が登録支援機関になるための詳細です。

登録支援機関の登録を受けるための基準

大きくは、下記の二つの要件が必要です。

・機関自体が適切(例:5年以内に出入国・労働法令違反がない)

・外国人を支援する体制あり(例:外国人が理解できる言語で支援可能)

細かいところでいうと、下記の6点が重要です。

①支援責任者及び1名以上の支援担当者を選任していること。

支援責任者とは1号特定技能外国人の支援計画の実施に関する責任者のこと、支援担当者とは、1号特定技能外国人の支援計画の実施に基づく支援を担当する者のことを言います。

②下記の4点のうちのいずれかに該当すること。

a. 個人であれ団体であれ、2年以内に中長期在留者の受け入れ実績があること。

b. 登録支援機関になろうとする個人または団体が、2年以内に報酬を得る目的で、業として、外国人に関する各種相談業務に従事した経験を有すること

c. 選任された支援担当者が、過去5年間に2年以上中長期在留者の生活相談業務に従事した経験を有すること

d.上記のほか、登録支援機関になろうとする個人又は団体が、これらと同程度に、支援業務を適正に実施できると認めれていること。

③1年以内に責めに帰すべき事由により特定技能外国人又は技能実習生の行方不明者を発生させていないこと

④支援の費用を直接又は間接的に外国人本人に負担させないこと

⑤刑罰法令違反による罰則(5年以内に出入国又は労働に関する法令により罰せられたなど)を受けていないこと

⑥5年以内に出入国又は労働に関する法令に関し著しく不正又は不当な行為を行なっていないこと。

登録支援機関の義務

下記の2点の義務を怠った場合には、登録取り消し処分となります。

①外国人への支援を適切に実施

②出入国在留管理庁への各種届出

登録申請の方法・手続き

申請先

地方出入国在留管理局あるいは、地方出入国在留管理局支局に申請書を提出します。ただし、空港支局を除きます。申請可能な時間は、平日の午前9時から12時、午後1時から同4時までとなっています。

ただし、郵送による申請が可能ですので、基本的にはみなさん郵送による申請になるかと存じます。

申請書類

登録支援機関登録申請書

立証資料

手数料納付書:28,400円のの手数料がかかります。

④返信用封筒:定型封筒に宛先を明記の上、404円分の切手(簡易書類用)貼付したもの。

審査機関

概ね2ヶ月と公表されています。

登録支援機関の担い手は?

実際に登録支援機関の担い手となるのは、大きく次の3つでしょう。

①技能実習の監理団体
②人材紹介・派遣など人材会社
③行政書士・社労士事務所やその他外国人支援サービス業者

それぞれ特徴を見ていきます。

①技能実習の監理団体

宿泊・外食以外の12分野においては、技能実習2号を有好に修了した方が無試験で特定技能に移行することが可能です。一度終了して母国に帰国された方の就労も可能ですし、日本で在留資格を変更して、そのまま引き続き働くことも可能です。

技能実習2号からの移行の場合、やはり監理団体が教育支援していた技能実習生に対して引き続き登録支援機関として支援を行うのがもっとも安定していると思います。

実習生との関係性も、受け入れ企業との関係性もできているため、細かいコミュニケーションが円滑に進むからです。

②人材紹介会社

今まで日本人や特定技能以外の外国人材を扱っていた人材紹介会社も参入してくるでしょう。

人材紹介会社の場合、人材募集力を活かして効率的に特定技能外国人を紹介できるという強みがあります。また、対象となる人材と母国語でコミュニケーションを取れるキャリアアドバイザーが在籍していれば支援業務を行う下地も十分にあると言えます。

③その他関連事業者

社労士・行政書士・居住支援業者・通訳・翻訳士・個人のキャリアコンサルタント・外国人支援を行う社団法人や、NPO法人等の支援団体なども登録支援機関の担い手となれます。

住居や携帯電話などインフラサポートをしている企業や日本語教育をメインの事業としている企業が登録支援機関として活動する場合、自社の母体事業を生かした付加価値の高い支援を提供してくれるはずです。

また、社労士や行政書士は、通常のコンサルティングのクロスセル商材として、メニューの一つに特定技能人材への支援を加えるという形を取られるでしょう。

支援すべき内容は?

では実際に、特定技能所属機関、またはその委託を受けた登録支援機関は、1号特定技能外国人に対して何をしなくてはいけないのでしょうか?

以下の10の項目が義務付けられいてる支援となります。

事前ガイダンス

タイミングとしては、雇用契約を締結した後、かつ、在留資格に関する申請をする前に行います。雇用したい外国人の理解できる言語で行う必要があります。

伝えなくてはならない主な内容は下記です。

・労働条件

給与や勤務時間などの労働条件について説明する。

・活動内容

特定技能1号で定められている活動内容について説明する。

・入国手続き

入国のために必要な手続きを説明する。

・保証金徴収の有無

特定技能の履行に関する保証金を結んでいないかどうか、あるいは、今後もそういった契約を結ばないことを確認する。

*対面でなくとも、Web通話での説明でOKです。

②出入国の際の送迎

入国の際にも、出国の際にも、保安検査場の前まで一緒に同行し、入場までを見届ける必要があります。

出国の際も送迎が必要なの?

と思われる方も多いかと思います。

これが必要なワケは、「失踪」を防ぐためだと考えられます

かつて、技能実習生が実習を修了後も日本に残って働きたいがために、出国の日に失踪してしまうことが多発してました。そのため出国して見送るまでを義務とし、出国日の失踪を減らそうとしたのではないかと考えています。

③住居確保・生活に必要な契約支援

住居の契約事項にある連帯保証人になること。銀行口座等の開設、携帯電話やライフラインの契約等を案内し、手続きの補助まで行う必要があります。企業が契約する場合でも、本人が契約する場合でも居室が7.5平米以上の間取りが必要となっています。

*シェアハウスでも問題ありません

*技能実習生から継続して同じ寮などに居住する場合は、技能実習制度の要件である寝室4.5平米以上を確保していれば問題なしとされます。

生活オリエンテーション

日本のルールやマナー、公共機関の利用法や連絡先、災害時の対応等について、円滑に社会生活を営めるように説明が必要です。この時、1号特定技能外国人が理解できる言語で、説明する必要があります。

なかなかボリューミーな内容ですので、丁寧にやろうと思のであれば、経験豊富な支援機関に委託をした方が良いでしょう。

⑤公的手続き等への同行

必要に応じ、社会保障、税などの手続きの同行、書類作成の補助を行う必要があります。

日本語学習の機会提供

日本語教室等の入学案内、日本語を学習する教材の情報提供等を行う必要があります。現在各種日本語教育サービスが出ていますので、情報提供だけであれば、さほど難しくはないでしょう。

⑦相談・苦情への対応

職場で困っていることや、日本で生活する上での相談や苦情等に、ついて、外国人の理解できる言語、(おそらくほとんどの場合は母国語での対応が必要になる)での対応、内容に応じた必要な助言や指導等が必要。

⑧日本人との交流促進

地域のお祭りを案内したり、参加の補助等を行ったり、地域住民との交流の場を案内するなど、日本の文化や風習などに触れ合う機会を作ることが義務になっています。

⑨転職支援(人員整理等の場合)

受入れ先の企業側の都合などによって、雇用契約を解除する場合、その後の転職先や求人先を探す手伝いや、推薦状の作成等が必要です。求職活動を行うための失業給付・有給休暇の付与や必要な行政手続きの情報提供もする必要があります。

自己都合退職の場合は当然、転職サポートをする必要はありません。

⑩定期的な面談、行政機関への通報

支援責任者が、外国人及び、その上司等と定期的に(3ヶ月に1回以上)面談し、労働基準法違反等がないか、確認します。仮に違反があるのであれば、通報するのが義務となっています。

ただし、自社内で全ての支援を行う際に、適切な通報体制になるのか?あるいは、登録支援機関が、「顧客」である受入れ企業の不正を、わざわざ報告するだろうか?という点で、いささか、この最後の報告義務には無理を感じています。もちろん違反を報告しなかった場合のペナルティは重いのですが、あくまで制度設計は性悪説で行うべきと個人的には思っています。

特定技能所属機関で支援を内製化できる?

先述の通り、特定技能所属機関が自社で適切に支援を実施できる場合は、わざわざ登録支援機関に委託する必要はありません。適切な支援体制を整えられれば、自社で支援をできるので、登録支援機関は必要ないということです。

なお、適正な支援体制があると認められるためには、以下の要件を満たす必要があります。

①中長期在留外国人の受け入れ実績があること(以下a~cのいずれかに該当すること)

a. 過去2年間に中長期外国人の受け入れ実績があること、及び支援の責任者と担当者(事業所ごとに1名以上)を選任している

b. 過去2年間に中長期外国人の生活相談業務に従事していた経験がある役職員から支援責任者と担当者(事業所ごとに1名以上)を選任している

c. 上記と同程度に支援業務を実施できるとの証明が可能である

分かりにくいかもしれませんが、基本的に、過去に技能実習生を受け入れている企業であればクリアできます。

②1号特定技能外国人が十分に理解できる言語での情報提供、相談体制が整っていること

特定技能所属機関に通訳できる社員がいなくても、必要な時に委託できる通訳を確保できれば問題ありません。

③支援計画書をはじめとした支援に関する書類を作成し、保管できること

④中立的な支援責任者及び担当者を選任できること

1号特定技能外国人に対して指揮命令権を持たない、異なる部署の人間が想定されています。人事部のような部署があれば大丈夫でしょう。

⑤支援の実施を怠ったことがないこと

特定技能雇用契約締結前5年以内、また締結後に支援を怠っていると、支援体制が不十分と判断されてしまいます。

⑥1号特的技能外国人及び監督者(直属の上長等)と定期的な面談を実施できること

定期的とは3ヶ月に1回以上の頻度とされています。原則としては面談方法は直接対面が求められます。

自社内製化と外部委託どちらの方が安い?

関係各社から話を聞く限り、登録支援機関に委託する場合の基本料の相場は2万〜3万円です。技能実習の3万5千〜5万円よりも安くっていますが、雇用人数が多い企業や長期継続を見込んでいる受け入れ企業にとっては馬鹿にならないコストになってきます。

もっとも内製化した場合も社内の人員を割くことにはなりますので、自社のリソースを勘案した上での判断が求められます。

登録支援機関に委託する場合と自社で支援を内製化する場合の費用比較については下記コストシミュレーションをお試しください。

コストシミュレーションをしてみる

結論、支援業務は外部委託すべきか、内製化すべきか?

まず、人事部など中立的立場で支援実施に従事できる機能を持っていない企業や外国人材の受け入れ経験がない(経験がある担当者もいない)企業など、上述の要件を満たしていない場合は、自動的に登録支援機関へ外部委託することになります。

また、要件を満たしていても、「自社で煩雑な事務処理ができない」「特定技能は初めてなので不安」という企業は、まずは登録支援機関への委託を選択した方が良いでしょう。

しかし、登録支援機関を使わなければ毎月の支援委託料を払う必要がなくなりますので、コストの削減や人材の給与条件向上も可能になります。今後ますます人材採用が困難になる中で、給与などの諸条件を改善することは必要不可欠です。人材獲得の土台を作るためにも、要件をクリアできる企業様は自社支援実施を検討されてはいかがでしょうか。

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