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外国人従業員クラウド管理サービス7種徹底比較!

目次

自社の外国人従業員の管理業務をもっと楽にできないだろうか?

外国人従業員の増加に伴い上記のようなお悩みを持つ企業様が増えて参りました。

「悩みがあるところにクラウドサービス有り」

とはよく言ったもので、

そんな企業様のお悩みに応えるクラウドサービスがいくつか存在しています。

その内実を知るべく弊社で調査してみたのですが、

今、思うのは、

「たぶん企業の人事担当者様が1人でこの調査するのはしんどいだろうなぁ

ということ。

今回は筆者が悪戦苦闘しながら全7種をリサーチした結果を大公開します。

少しでも多くの企業様の意思決定の糧となれたら私の苦労も報われます。

ぜひ読んであげてください。

【前提知識】外国人を雇用する際に必要な手続きとは?

日本人を雇用する場合と異なるポイントは大きく下記の2つです。

①出入国管理局への「在留資格」に関する申請

②ハローワークへの届出

※「技能実習」や「特定技能などの資格の外国人を雇用する場合、人権保護の観点から他の就労資格よりもその他の管理工数が非常に多くなっています。

それぞれの詳細については初めて外国人を雇用する企業様向けに、外国人雇用について最低限知っておくべき実務知識をまとめた記事がありますので、下記のリンクからでサッと前提知識を抑えていただくと、本記事の内容がよりわかりやすいかと存じます。

外国人雇用の基本業務と注意点|募集方法から就労後の手続きまで徹底解説!

本記事では各サービスで具体的に何ができるかと導入コストについて重点的にまとめて行きます。

最初に全体を俯瞰すると…

詳細な解説に入る前に、今回ご紹介するサービスにどんな機能の違いがあるのか、強引に一覧表にまとめましたのでご覧ください。本当に強引にまとめましたので、参考程度に捉えてください。

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→見づらい方はこちらのリンクよりご確認いただけます。

①〜④までのサービスは「在留資格申請」の効率化に特化したサービスになっています。

※ただし、サービス毎に開発コンセプトは大きく異なります。

これらのサービスの登場により「在留資格申請」には、

1. 自社で人力により書類の作成から申請まで全て行う

2. 行政書士に書類作成から申請までを依頼する(③、④が効率化)

3. 書類作成を自動化し仕上げと申請のみ自社の社員が行う (①、②、③、④が効率化)

4. 書類作成を自動化し仕上げと申請のみ行政書士に行政書士に依頼する (①、②、③、④が効率化)

という4つの選択肢ができました。

※仮に自社で人力により書類作成から申請まで行う場合には、

・書類作成に約8時間

・書類を持参するのに約6時間

かかってしまいます。

そこで上記2〜4の選択肢を取ることにより、大幅に在留資格申請に関する時間を削減することが可能です。

また、⑤〜⑧のサービスに関しまして、

⑤ビザマネは外国人アルバイト

⑥G-WORKERは技能実習生

⑦J workerは「特定技能」外国人の支援業務

⑧その他で紹介するジョブカン や人事奉行11は外国人社員を含めた全社員の幅広い労務管理

をそれぞれ効率化してくれるサービスです。

ざっくりと大枠を理解していただいたところで、ここからはそれぞれのサービスで

実際どんなことができるのか?

・コストはどれくらいかかるか?

・ここが凄い!というポイント

について端的に解説していきます!

Work Visa

株式会社One Terraceが提供する外国人を正しく雇用できる人事管理システムです。

実際どんなことができるの?

1. ビザ取得の可能性を診断

Work Visa」サイトの画面に沿って、企業情報(業界・業種・従業員数等)と採用予定者情報(学歴など)を入力するだけで、その外国人が従事可能な在留資格や、その仕事に必要とされる学歴要件等を診断。採用後にビザが取得できず入社できない事態を防げる。中途採用者の配属先の仕事内容が合致するか診断したり、活動内容の適正性確認に必要な書類を作成することも可能。

2. ビザ申請書類や在留資格変更のための申請書類を自動作成

Work Visa」サイトの画面に、作成する書類の種類、希望する在留資格を選択し、各質問に回答するだけでビザ申請書類や在留資格の変更に必要な申請書類が自動作成できる。申請理由書の作成も可能。申請書類の作成のガイドラインには、差し戻しや不許可を減らす貴重なノウハウを提供している。

3.  行政書士検索と行政書士相談

Work Visa」では、就労ビザ申請を得意とする全国の行政書士が検索できる。

都道府県×在留資格の組み合わせで登録する全国の行政書士を検索し、ワンストップ行政書士に申請取次の依頼をすることが可能。申請書類の確認修正の場合、一人に対して5万、申請取次を全て委託する場合、認定申請・変更申請が3万円〜20万円、更新申請は6万円〜12万円の行政書士委託料が別途かかる。

4.  在留資格の期限管理

Work Visa」で採用後の外国人社員の在留資格も管理できる。Work Visaに登録した従業員の登録状況及び申請内容の一元管理、閲覧及び更新のアラート管理が可能。外国人社員が増えると期限管理は大きな負担となることが予想され、自動的にアラートしてくれるこの機能は便利。

導入コストはどのくらい?

 

・初期費用10万円(キャンペーンで無償になる場合あり)

51名以上の管理の場合別途見積もり

ここが凄い!

・在留資格が取得可能な候補者のバックグラウンドが採用前にわかるため、採用コストが削減できる!

・雇用理由書もシステムから作成可能!

・申請書類作成が初めてでも迷わず作成が可能!間違いやすいポイントはガイドラインつき!

・外国人の就労について経験豊富な行政書士に相談し放題!

・就労ビザ申請を得意とする全国の行政書士にオンライン相談やビザ申請の依頼が可能!

・専門学校卒の外国人や、技術・人文知識・国際業務以外の在留資格の申請書類の作成にも対応!

更なる詳細は下記のバナーよりご確認くださいませ。

Work Visa

 

one visa

株式会社one visaが提供している外国籍社員のビザ申請・管理が簡単にできるクラウド型ソフトウェアです。

実際どんなことができるの?

1. 更新申請が必要な時期のアラート機能

2. 行政書士への格安依頼

行政書士にビザ取得・更新の相場が10万円から15万円のところ、税抜き5万円で依頼可能。

3. 申請書類の自動選定

外国人の情報を登録すると自動で在留資格申請に必要な書類を選定。

4. 申請書類の自動作成

在留資格申請の書類を自動で作成。

5. 従業員からの問い合わせをone visaに集約可能

本来人事宛に質問が集中する在留資格申請関連の質問をOne visaのカスタマーサポートが代替可能。

6. 自動で外国人従業員の個人情報収集

外国人従業員のメールアドレスを登録すると、システムが自動で対象の外国人にアンケートを送付し、必要な情報を入力してもらうことができる。返信状況の見える化も可能。

導入コストはどのくらい?

・月払いと年払いで異なる。

※年払いについてはこちらからお問い合わせください。

・全プラン人数制限が無いのが特徴。

ここが凄い!

・他のサービスと比較して、導入コストが非常に低い。(導入に人数制限がない)

・提携している行政書士に依頼できれば申請取次費用が5万で済む。

・個人情報の入力を人事担当者がしなくても良い。

さらなる詳細は下のバナーから!

https://onevisa.jp/

SMART VISA

行政書士法人シンシアインターナショナルが提供する、在留資格・在留期限管理を簡単にできるクラウド型管理システムです。

実際どんなことができるの?

1. 期限管理アラート

在留期限だけでなく在留カード、パスポートの期限も管理し企業担当者様、外国人本人の両方へ自動アラート。

2. 在留資格に関するコンサルティングサポート

登録している外国人からの在留資格に関するお問い合わせの相談対応に直接対応。在留資格専門の行政書士が対応するので専門的で詳細な回答が可能。人事担当者様からの事前相談等にも対応しますので、人事担当者様の負担を大幅削減。英語、日本語の多言語対応!!

3. 在留カード・パスポートの画像データ保存機能

申請人毎に行政手続きに在留カードが必要な場合に人事担当者様がすぐに確認できる。

4. 更新申請書自動作成

申請書自動作成時には、行政書士が内容を確認するので安心。

導入コストはどのくらい?

・1ユーザーは外国人従業員1人あたりです。

ここが凄い!

・英語・日本語の多言語対応で、日本語が分からない外国人も安心。

・在留資格専門行政書士法人が運営管理をしている唯一のクラウドシステム。最新かつ正確な情報での相談対応、書類の確認で安心。

・プライバシーマーク取得で個人情報管理体制も万全。

さらなる詳細は↓のバナーから

SMART VISA

ESQUARE

株式会社ホライズン(Horizon Business Assistants)が提供する在留資格関連情報のクラウド管理サービス。

実際どんなことができるの?

1. 外国人の情報管理(ビザ申請の状況、ビザ種類、ビザ期限等)が簡素化

企業や学校と行政書士の間で情報の管理を一元化。一度情報や添付書類を保存すると次回からの申請を簡略化できる。

2. 外国人にメールで個人情報の入力依頼

申請する外国人のメールアドレスを登録すると、メールで個人情報の入力依頼ができる。

3. 行政書士の検索機能

3000以上の行政書士事務所が登録しているデータベースから、得意分野でソートできる。

4. 更新申請が必要な時期のアラート機能

5. 事前に登録した情報から全ての申請の申請書を出力

6. 外国人の情報はCSVなどを利用して何人でも無料で登録可能

導入コストはどのくらい?

・「依頼」とはメールで外国人に情報の入力を依頼し機能

・「抽出」とはCSVで外国人の個人情報を取り込む機能

例えば、企業の人事1名と行政書士の間で月に20名の在留資格申請管理を行うと、5000×2=1万円の月額利用料となる。

ここが凄い!

・企業や学校と行政書士の間で情報の一元管理ができる!

・英語対応しているため、日本語の読み書きが苦手な外国人でも操作しやすい!

さらなる詳細が知りたい方は↓のバナーよりご確認ください。

ESQUARE

ビザマネ

株式会社ウィルグループが提供する外国人スタッフの労務管理システムです。

実際どんなことができるの?

1. 在留カードのチェック

外国人スタッフに在留カードをアップロードしてもらい、クラウド上に保管され、自動登録された在留カードが有効かどうか、判定する。不法就労助長罪を避けることができる。

2. 多言語誓約によるリスク排除

独自のノウハウを組み込んだ外国人が理解できる言語で制約書を記入してもらうことで、リスクを最大限排除することが可能。

3. 在留カードの有効期限の管理・自動アラート機能

外国人スタッフ・店舗担当者・人事責任者に設定した日数前に自動でアラートメールを発信することができる。

5. 稼働可否の判定と証票回収の自動化

在留資格や指定書を元に稼働可否の判断や、在留カードの失効情報を確認し、その証憑を全スタッフ分をクラウド保管できる

6. 行政提出書類の自動作成

入社時・離職時の雇用状況届出書の作成が自動で可能

導入コストはどのくらい?

 ・導入コストは0円!

・外国人スタッフ1名あたり月々300円から〜

・「外国人雇用状況の届出」の自動作成機能をつけると1名あたり月々600円

ここが凄い!

・在留カードを撮影すると自動でテキスト化し資格や有効期限の管理を行うことが可能!

・外国人スタッフを多く雇用している企業様にオススメ!

↓更なる詳細は下記のバナーから

 

https://visamane.jp/

G-WORKER

ファイブテクノロジー株式会社が提供する外国人技能実習生管理サービス。

実際どんなことができるの?

1. 手続きの期限管理(スマホでも見れる。)

外国人技能実習生の入国びを入力すると自動的にすべてのスケジュールが生成され、期限が迫ると、次に何の作業をすべきか自動アラートで教えてくれる。また、スマホ対応しているため、一々パソコンを開く必要がない。

2. 申請書の自動作成

一度外国人技能実習生のマスターデータを入力してしまえば、申請書毎に必要なデータを呼び出してクリックするだけで申請書が自動的に作成される。

3. 受け入れ先企業毎、入国日単位の申請書管理

作成した申請書は印刷と同時にPDF化され、自動的に仕分けされて所定のフォルダに保存されるため、必要なデータを必要な時に探し出すことができる。

導入コストはどのくらい?

 

 

詳細はこちらのページでをご覧ください。

ここが凄い!

・外国人技能実習生受け入れの申請書作成からスケジュール管理まで全てを自動化することができるため、より少ない人数でより多くの企業を監理することが可能に!

更なる詳細は↓から

G-WORKER

J worker

ファイブテクノロジー株式会社が提供予定の特定技能のタスク管理、在留資格の期限管理、文書管理サービス。

実際どんなことができるの?

1. 「特定技能」外国人の全支援業務の全タスクと期限を自動作成しアラームを出してくれる。

※現状書類作成機能はない。

2. 支援に関わる文書を全てタスクと紐づけて管理できる。

導入コストはどのくらい?

ここが凄い!

・複雑化が予想される「特定技能」外国人の支援業務を自動でタスク管理できる!

説明会の詳細は↓から

Jworker

 

⑧その他

以上の5つの外国人専門のツールの他にも、日本人の人事労務管理ツールに外国人従業員の在留資格期限アラート機能がついたソフトウェアサービスがあります。

有名なサービスには、株式会社オービックビジネスコンサルタントの人事奉行10や、株式会社Donutsが提供しているジョブカン勤怠管理があります。

これらのサービスには申請業務を直接的に効率化する機能はありませんが、全社員の労務管理を一元化することができるという大きなメリットがあります。

まとめ

以上を端的にまとめると?

Work Visa

カテゴリー3以上の企業、その他幅広く初めて外国人雇用をする企業におすすめ!

one visa

カテゴリー1、2以上の企業で「技術・人文知識・国際業務」の在留資格申請がメインな企業におすすめ!

SMART VISA

基本的に認定申請と変更申請は行政書士に依頼し労務の時間を削減したい、大手企業におすすめ!

ESQUARE

学校や外資系上場企業など外国人の在留資格申請が大量に発生し、申請の担当者と人材の管理担当者が異なる場合の情報の一元管理におすすめ!

ビザマネ

各現場の外国人アルバイトスタッフを本部で一元管理したい企業におすすめ!

G-worker

技能実習生の監理業務に抜け漏れが発生している監理団体におすすめ!

J worker

今後「特定技能」外国人を受け入れ、支援業務を自社で行う企業、もしくは登録支援機関におすすめ!

ジョブカン人事奉行10

人事労務管理全般を楽にしたい、外国籍従業員が複数名在籍している企業におすすめ!

以上のように外国人従業員の管理を楽にするサービスはかなりたくさんあります。今後も各社様の企業努力によって日本企業が外国人を雇用するハードルはどんどん低くなっていくでしょう。外国人の管理手続きが大変だなぁと感じている経営者様はぜひ一度今回取り上げたサービスを試してみてはいかがでしょうか?

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関根謙志郎

取材班

福島県内の高校卒業後、東北大学に入学。在学中は硬式野球部に所属。英語学、心理学、英語教育学を専攻。卒業後は社会を構成する『ヒト・モノ・カネ・情報』が遍在することで生じる歪み(社会問題)をビジネスを通して適正化するというミッションに共感しリフト株式会社に入社。現在はマーケティングを担当。

                各サービスに関する料金体系、 就労までの流れなどの資料