就労ビザ更新・変更の手続きや必要書類は？

「自社の外国人材の在留資格を更新したいけど、どんな手続きや書類が必要なの？」

「留学生を採用したけど、どうやって就労ビザに変更してもらえばいいの？」

そんな方のために、本記事では「在留期間更新」及び「在留資格変更」について解説いたします。

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▶在留資格認定証明書交付申請（就労ビザ申請）についてくわしく知りたい方はこちら

在留期間更新・在留資格変更とは？

在留資格は取得したら終わりではありません。運転免許証と同様で更新や変更手続きが必要です。在留期間の更新や変更をしなかった場合、外国人は不法滞在となり重いペナルティが課せられます。また外国人を受け入れる企業は不法就労助長罪に問われ、3年以下の懲役・300万円以下の罰金が科せられます。

在留期間を正確に把握し、労使双方で注意しあって確実に更新・変更を行いましょう。

在留期間の更新はいつ必要？

在留カードに記載されている在留期限の3ヶ月前から末日までが申請期間です。申請には1ヶ月以上かかる場合もあるので、なるべく早めに申請をしましょう。

在留資格の変更はどんな場合に必要？

社内の転勤や配置転換などによって、現在の在留資格で定められている活動以外を行うことになる場合に変更手続きが必要です。

在留期間更新・在留資格変更手続きの流れ

以下は、在留期間更新・在留資格変更手続きの流れです。

申請には手数料として4,000円がかかり、更新・変更の許可が出たあとに収入印紙で納付することになります。

必要書類の作成・提出については、行政書士に依頼することが可能です。その場合は別途費用がかかります。

また、これらの手続きはオンラインで行うこともできます。オンライン申請には事前に利用申出を行う必要があります。くわしくはこちらの記事をご覧ください。

▶「【オンライン在留資格申請】外国人社員の労務管理を効率的に！」

在留期間更新・在留資格変更手続きの必要書類

在留期間更新・在留資格変更手続きに必要な書類は、外国人の在留資格によって異なります。

以下では在留資格「技術・人文知識・国際業務」を例に、必要書類について解説します。

在留期間更新手続きの必要書類

技術・人文知識・国際業務で在留期間を更新する場合は、以下の書類が必要です。

①在留期間更新許可申請書（こちらのページからダウンロードできます）

②写真（縦4cm×横3cm）

③パスポート及び在留カード

④企業が以下の表のいずれかのカテゴリーに該当することを証明する文書

（出入国管理庁「技術・人文知識・国際業務」をリフト株式会社で加工）

※以下は、上記表でカテゴリー３と４に該当する企業のみ提出が必要

⑤住民税の課税（または非課税）証明書及び納税証明書（１年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）

以上が、技術・人文知識・国際業務で在留期間を更新するための必要書類です。

ほかの在留資格では異なる書類が必要になります。くわしくはこちらのページをご確認ください。

在留資格変更手続きの必要書類

技術・人文知識・国際業務へ在留資格を変更する場合は、以下の書類が必要です。

①在留資格変更許可申請書（こちらのページからダウンロードできます）

②写真（縦4cm×横3cm）

③パスポート及び在留カード

④企業が以下の表のいずれかのカテゴリーに該当することを証明する文書

（出入国管理庁「技術・人文知識・国際業務」をリフト株式会社で加工）

(※)「一定の条件を満たす企業等」について詳細はこちら

例）カテゴリー１：日本の証券取引所に上場していることを証明する文書、カテゴリー２：前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表

※カテゴリー４の場合は、源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする次のいずれかの資料

1. 源泉徴収の免除を受ける機関の場合、外国法人の源泉徴収に対する免除証明書などの、免除を受けることを明らかにする資料
2. 給与支払事務所等の開設届出書の写し
3. 直近３か月分の給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書の写し
4. 納期の特例を受けている場合、その承認を受けていることを明らかにする資料

⑤専門学校を卒業し専門士や高度専門士の称号を取得した人の場合は、それを証明する文書

（以下は、上記表でカテゴリー３と４に該当する企業のみ提出が必要）

⑥外国人の活動内容などを明らかにする資料

1. 労働契約を締結する場合：雇用契約書などの労働条件を明示する文書
2. 日本法人の役員に就任する場合：役員報酬を定める定款の写しまたは役員報酬を決議した株主総会の議事録の写し
3. 外国法人内の日本支店に転勤する場合および会社以外の団体の役員に就任する場合：地位（担当業務）、期間、報酬額を明らかにする所属団体の文書

⑦外国人の学歴や職歴などを証明する文書

1. 関連する業務に従事した期間や会社名、具体的な業務内容がわかる文書（在職証明書など）

2. 大学などの卒業証明書または大学卒業と同等以上の教育を受けたことを証明する文書

3. ＩＴ技術者の場合は、「情報処理技術」に関する試験の合格証書または資格の証書

⑧登記事項証明書

⑨事業内容を明らかにする資料

1. 会社案内書（沿革、役員、組織、事業内容（主要取引先や取引実績を含む）などが記載されたもの）
2. その他の勤務先などの作成した上記a.に準じる文書

⑩直近年度の決算文書の写し（新規事業の場合は事業計画書）

以上が、技術・人文知識・国際業務へ在留資格を変更をする際に必要な書類です。

ほかの在留資格では異なる書類が必要になるので、こちらのページからご確認ください。

まとめ

ここまで、在留資格の更新・変更手続きの流れと必要書類について解説いたしました。

再度述べますが、在留資格の更新や変更を怠ってしまうと企業は不法就労助長罪に問われますので、担当者は忘れずに手続きを行いましょう。また申請許可が下りるまでは2週間から1ヵ月かかるので、余裕を持って手続きを開始することが肝要です。

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